Üniversite Bilgi Yönetim Sisteminin (ÜBYS) "Paydaş Kurum Çalıştayı"..

İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi (İKÇÜ) tarafından yazılımı yapılan Üniversite Bilgi Yönetim Sisteminin (ÜBYS) “Paydaş Kurum Çalıştayı” Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca düzenlendi.

İKÇÜ ev sahipliğinde beşincisi yapılan çalıştayın açılışına, Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı Sektörler ve Kamu Yatırımları Genel Müdür Yardımcısı Tolga Balcı, İKÇÜ Rektörü Prof. Dr. Saffet Köse, T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı Kadro Analizleri Dairesi Başkanı Zübeyde Zeren Çakmak, YÖK Veri Yönetimi İzleme ve Değerlendirme Daire Başkanı Abdullah Önder Türkoğlu, Strateji ve Bütçe Başkanlığı Bilgi ve İletişim Teknolojileri Daire Başkanı M. Raşit Özdaş, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Uzmanı Mürüvvet Ünal Bayram, Strateji ve Bütçe Başkanlığı Uzmanı Cihan Cenk Çiçek, İKÇÜ Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Yasin Bulduklu, Bilgi İşlem Daire Başkanı Fatih Tunçez, Huawei Cloud Avrupa Genel Müdür Yardımcısı Ken Xhu, Huawei Cloud Türkiye İş Geliştirme Kıdemli Müdürü Yiğitcan Kutay Güler, Huawei Bulut Çözümleri Kıdemli Müdürü ile UBYS paydaş üniversitelerinin rektörleri, rektör yardımcıları, genel sekreterleri, bilgi işlem daire başkanları ve çok sayıda uzman katıldı.

Bugüne Kadar Desteklediğimiz Projelerin Yüz Akıdır

Açılışta konuşan Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı Sektörler ve Kamu Yatırımları Genel Müdür Yardımcısı Tolga Balcı, projelendirme sürecinden bu yana takip ettikleri ÜBYS’nin başarılı bir yol haritasıyla ilerlemesinden duydukları memnuniyeti paylaştı. Projenin ilk olarak kamuda tasarruf ilkesinden hareketle başladığını, geliştirilen entegre modül sayesinde birçok kurumun ihtiyacına yanıt veren bir sistem haline geldiğini aktaran Balcı, “ ÜBYS o zamanki adıyla Kalkınma Bakanlığı Koordinasyonunda başladı; Başkanlığımız ve İKÇÜ ortaklığında hayata geçirildi. 2011 yılında bu projenin ilk adımları atıldığında hedeflenen nokta öncelikli olarak kamu tasarrufuydu. Proje amaçlananın üzerinde başarı göstermiştir ve 36 entegre modülü ile yükseköğretim kurumlarının tüm ihtiyaçlarına yanıt verir hale gelmiştir. Gelinen noktada devletin desteklediği en uzun soluklu projelerin de başında geliyor. Hızla gelişen ÜBYS, bugüne kadar desteklediğimiz projelerin yüz akıdır. Tüm üniversitelerimizin paydaşlığında şekillenen milli bir yazılım olarak daha büyük başarılara imza atılacağına inanıyorum. Sistemin dinamik ve modüler yapısı yanında tüm paydaşların sahiplenişi bizi diğer projeler için ümitlendiriyor. Çalıştayda Strateji Bütçe Başkanlığı olarak biz sizleri dinlemeye geldik. Her bir öneriyi çok kıymetli buluyoruz ve geliştirmeler için gerekli adımları hayata geçirmeye hazırız. Emek veren herkesi yürekten kutluyorum” şeklinde konuştu.

 Paydaşlarımızla Yazılan Bir Başarı Hikâyesi

Rektör Prof. Dr. Saffet Köse, 2011 yılında projelendirilen ÜBYS’nin Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığının desteğiyle artık İKÇÜ’nün yüz akı bir markası haline geldiğini kaydetti. Rektör Prof. Dr. Köse, “ÜBYS, bir sinerji projesidir ve bu anlamda bir örneği bulunmamaktadır. Sinerji projesi olmasını sağlayan ve onu diğerlerinden ayıran özelliği, bu yazılımın paydaş ortaklığında gelişmesi ve her bir paydaşımızın katkısı ile büyümesidir. Bu haliyle proje bir başarı hikâyesidir ve bu başarıda paydaş tüm üniversitelerimizin eşsiz katkısı vardır. Biz, ülkemiz yükseköğretiminin tek bir veri tabanı üzerinden işlemesini, büyük verinin ortak biçimde analitiğinin yapılmasını hedef olarak bugün itibariyle ortaya koymak arzusundayız. Akademik performans sisteminden, yayın paylaşımına, öğrenci eğitiminde etkililikten mekân kullanımına, kaynakların planlanmasından kullanılmasına kadar her adımı bu sistem üzerinden yürütebilecek bir yapıyı birlikte geliştirmek arzusundayız” diye konuştu.

Dijital Üniversite Konseptine Uygun

Sistemle ilgili bilgilendirmelerde bulunan Rektör Prof. Dr. Köse, ÜBYS’nin dijital üniversite konseptine uygun olarak geliştirildiğini,  üniversiteler için büyük problem olan tek bir noktadan yönetilemeyen, birbirleriyle entegre çalışmayan bilişim sistemleri problemine bir çözüm sunduğunu kaydetti Prof. Dr. Köse, "Cumhurbaşkanımızın işaret ettiği 'Dijital Seferberlik Dönemi' ve Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisinin yürüttüğü milli teknoloji hamlesi kapsamında ÜBYS, tamamen kurumumuz mühendisleri ile üretilen yerli ve milli olma özelliğini taşımaktadır. ÜBYS, tüm sistem içerisinde üniversitenin tüm süreçlerinde doğru ve erişilebilir olmasını sağlıyor. Kurumların birlikte çalışması halinde neler başarabileceğinin de tam bir ispatı niteliğinde. Kullanan kurumlara bütçe ve iş gücü tasarrufu yapmasının yanında işlemlerin ve ölçümlerin kolaylığına imkân sunuyor” dedi.

UBYS, Kamu Hizmet Sunumunda Verimliliğe Katkıda Bulunuyor

Pandemi sonrası dönemde yükseköğretim kurumlarının ihtiyaçları doğrultusunda projenin ivme kazandığını ve kamu hizmet sunumunda verimlilik ve etkinlik artırıcı yönünün öne çıktığını vurgulayan Hazine ve Maliye Bakanlığı Kadro Analizleri Dairesi Başkanı Zübeyde Zeren Çakmak, farklı kurumlarda ayrı ayrı girişimler yerine iş birliğine dayalı bir anlayışın benimsenmesinin kamu kaynaklarının etkili kullanılmasını sağlayacağını belirtti. Çakmak, “Farklı üniversiteler tarafından benzer yazılımların geliştirilmesi ya da tedarik edilmesi gereksiz bir maliyete neden olmaktadır. Bu olumsuzluğun engellenmesi yoluyla tasarruf sağlanacaktır. Ayrıca proje ile üniversitelerin bilgi işlem sistemlerinde standardizasyonun gerçekleştirilecektir.  Bilgi işlem alanındaki personel istihdam giderlerinden tasarruf edilmesi de mümkün olabilecektir. Projenin kurumlar arası bir sinerji yaratması ve üniversitelerin kendi kurumsal kapasitelerinin geliştirilmesi yönünde adımlar atılması da önem taşımaktadır. Bu kapsamda ÜBYS’nin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının koordinasyonunda yürütülmesi yönünde atılan adımlar atılması Bakanlığımızca oldukça önemsenmektedir. Projenin tüm yükseköğretimi düzenleme ve yükseköğretim kurumlarının faaliyetlerine yön verme yetkisine sahip olan Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı koordinasyonunda yürütülmesi, projenin devamlılığının sağlanması ve yaygınlaşmasında önemli bir katkı sağlayacaktır. Böylece projeden beklenen kamu tasarrufunun da maksimize edileceği düşünülmektedir” şeklinde konuştu.

Bulut Sistemleri Kamuda Maliyeti Yarı Yarıya Azaltıyor

Yerli ve milli olarak geliştirilen ve kamuda mükerrer yatırımları önleyici özelliği ile öne çıkan ÜBYS’nin benzer yaklaşımlara yön göstereceğine inandığını söyleyen Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Uzmanı Mürüvvet Ünal Bayram, konuşmasının başında ofisin 7 bine yakın hizmete ve bine yakın kuruma rehberlik ettiğini söyledi. Yeni Dijital Devlet Stratejisi Vizyonunun veriye dayalı ve kullanıcı odaklı bir kamu hizmet sunumu ve katılımcı bir politika geliştirme yapısı olduğunun altını çizen Bayram, “ÜBYS çalıştayı kapsamında bugün ele alınacak olan bulut bilişim projesi ile ilgili çok sayıda çalışmayı yürütüyoruz. Kamu Bulut Bilişim Stratejisi çalışmalarının son aşamasına yaklaşıldı. Stratejinin temel amacı, kamu kurumlarının BT altyapısı ihtiyaçlarının mümkün olduğunca ticari bulut hizmet sağlayıcılardan temin edilmesi yönünde. Bu anlamda, belirlenen yol haritasının kamuda bir milat niteliğinde olması söz konusu. Hedef; hem insan kaynağı ve maliyet tasarrufu sağlanması hem de yenilikçi teknolojilerin kullanımının yaygınlaştırılarak üretkenliğin artırılması. Analizler kamuda bulut bilişim kullanımı yoluyla bilgi teknolojisi harcamalarından %50’ye varan oranda tasarruf etme potansiyeli olduğunu göstermekte. Kamu Bulut Bilişim Stratejisi ile beraber, bulut hizmet sağlayıcılara yönelik belgelendirme kriterleri ile kurumların buluta geçiş süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla bir Göç Rehberi de kurgulanmakta. Kamu kurumlarının bilgi işlem yapılanmalarının bulut bilişime hazır hale getirilmesine yönelik çalışmalar da gündemimizde. Bu kapsamda işaretlenecek geçiş önümüzdeki dönemde ÜBYS’nin bulut bilişim projesini de destekleyecektir. Kamuda bilgi teknolojisi altyapısında etkinliği artırmak amacıyla yürüttüğümüz bir diğer çalışma ise açık kaynak kodlu yazılımların kamuda kullanımının yaygınlaştırılmasına yönelik. Bu kapsamda bir Genelge Taslağı ve açık kaynak kodlu yazılımlara geçişe ilişkin bir rehber hazırlığı devam ediyor” dedi.

1 Milyon Öğrenciye, 40 Bin Personele Ulaşıldı

İKÇÜ Bilgi İşlem Daire Başkanı Fatih Tunçez de yaptığı sunumunda sistemin geldiği son nokta hakkında katılımcılara bilgi verdi. 36 entegre modüllü bütünleşik sistem ÜBYS’nin; dijitalleşme, kamu tasarrufu, iş gücü tasarrufu, kurumsallaşma, akademik ve idari süreçlere,  kalite ve akreditasyon süreçlerine olan katkılarından bahseden Başkan Tunçez, “Yola çıktığımız 2012 yılında tek kurumda başladığımız sistem uygulaması, 2023’e geldiğimizde 23 üniversite ile imzalanan protokol ile bir milyondan fazla öğrenciye, 40 bin personele ulaştı. 19 kurumda aktif kullanılmakta, 3 kurumda geçiş çalışmaları devam etmekte, 4 kurum ile protokol aşamasındayız. 11’inci Kalkınma Planına ve Milli Teknoloji Hamlesi kapsamına uyumlu olarak YÖK Dijital Üniversite Konsepti ve Büyük Veri Projesi, TÜBİTAK Güvenli Yazılım Geliştirme Standartları, Uluslararası OWASP Standartları çerçevesinde dünya çapında en büyük yazılımların geliştirilmesinde kullanılan metotlar, sistematikler ve teknolojileri kullanarak yolumuza devam ediyoruz” ifadelerini kullandı.

Program, protokol konuşmalarının ardından paydaş kurum ve başkanlık/bakanlık yetkilileri için hazırlanan ÜBYS durum değerlendirilmesi beklentiler ve hedeflerin görüşülmesi ve Bulut Bilişim Projesi Hakkında Bilgilendirme oturumlarıyla devam etti.